Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

Esta politica aplica al sitio publico, formularios comerciales y plataforma TalentoYa, asi como al tratamiento de datos personales realizado por TalentoYa segun corresponda. TalentoYa puede actuar como responsable respecto a datos recopilados directamente para crear cuentas, administrar la relacion comercial, prestar soporte, enviar comunicaciones, operar seguridad y mejorar el servicio.

Tambien puede actuar como encargado del tratamiento respecto a informacion de empleados, contratistas u otras personas que las empresas clientes cargan en la plataforma. En ese caso, dependiendo de la relacion y finalidad del tratamiento, la empresa cliente generalmente determina las finalidades y medios del tratamiento y debe contar con las autorizaciones o fundamentos necesarios.

Autorizacion

Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales, salvo las excepciones legales aplicables.

Base de datos

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal

Cualquier informacion vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato privado

Informacion que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para el titular o para personas autorizadas conforme a la ley.

Dato sensible

Informacion que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminacion, incluida informacion de salud, biometrica u otras categorias protegidas.

Encargado del tratamiento

Persona natural o juridica que realiza tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento

Persona natural o juridica que decide sobre la base de datos o sobre el tratamiento de los datos personales.

Titular

Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Tratamiento

Cualquier operacion sobre datos personales, como recoleccion, almacenamiento, uso, circulacion, actualizacion, transmision, transferencia o supresion.

Las categorias dependen de la funcionalidad usada, del rol de TalentoYa y de la informacion que entregue el titular o cargue la empresa cliente.

Algunos documentos laborales, incapacidades, soportes medicos o archivos cargados por empresas clientes podrian contener datos sensibles, por ejemplo informacion de salud o datos cuyo uso indebido pueda afectar la intimidad del titular. Su tratamiento debe ser limitado, necesario, seguro y contar con fundamento legal o autorizacion aplicable.

TalentoYa no esta dirigido intencionalmente a menores de edad. Si una empresa cliente llegara a registrar datos de menores por una finalidad permitida por la ley, dicha empresa debera verificar el fundamento aplicable, respetar el interes superior del menor y aplicar restricciones adicionales de acceso, necesidad y seguridad.

• Crear, administrar y proteger cuentas de usuario.
• Autenticar usuarios, controlar accesos y gestionar permisos por empresa, rol o modulo.
• Prestar las funcionalidades contratadas o habilitadas en la plataforma.
• Almacenar, organizar y consultar informacion laboral cargada por las empresas clientes.
• Permitir la carga, consulta, firma logica de acceso o eliminacion de documentos laborales segun la funcionalidad disponible.
• Gestionar soporte tecnico, solicitudes comerciales, demostraciones y comunicaciones operativas.
• Administrar planes, limites de uso, suscripciones internas y relacion comercial, cuando corresponda.
• Prevenir fraude, abuso, accesos no autorizados y uso indebido de la plataforma.
• Mantener seguridad, auditoria, trazabilidad y separacion logica de informacion por empresa.
• Cumplir obligaciones legales, contractuales, contables, administrativas o requerimientos de autoridades competentes.
• Mejorar el producto mediante informacion agregada, estadistica o anonimizada cuando sea posible.
• Enviar comunicaciones comerciales solo cuando exista autorizacion o fundamento aplicable, y permitiendo los mecanismos de oposicion que correspondan.

El tratamiento podra realizarse con base en uno o varios fundamentos, segun el tipo de dato, el contexto y el rol de TalentoYa.

• Autorizacion del titular, cuando sea necesaria.
• Ejecucion de una relacion contractual o precontractual con clientes, usuarios o empresas interesadas.
• Cumplimiento de obligaciones legales o requerimientos de autoridad competente.
• Intereses legitimos permitidos por la normativa aplicable, por ejemplo seguridad, prevencion de abuso, soporte y mejora del servicio.
• Las excepciones previstas por la ley para casos en los que la autorizacion no sea exigible.

Cada empresa cliente es responsable de la legalidad, proporcionalidad y finalidad de la informacion que carga y administra en TalentoYa, sin perjuicio de las obligaciones que correspondan a TalentoYa como encargado o responsable segun el caso.

• Verificar la legalidad, exactitud y pertinencia de la informacion que carga en TalentoYa.
• Informar a empleados, contratistas, usuarios u otros titulares sobre el tratamiento que realizara y sobre el uso de la plataforma.
• Obtener y conservar las autorizaciones necesarias cuando la ley lo exija.
• Respetar los principios de finalidad, necesidad, acceso restringido, seguridad, confidencialidad y circulacion restringida.
• Evitar cargar datos excesivos, innecesarios, desactualizados o ajenos a las finalidades laborales o administrativas definidas por la empresa.
• Gestionar adecuadamente roles, invitaciones, usuarios activos, permisos y desvinculaciones dentro de la plataforma.

Para operar la plataforma, TalentoYa utiliza o tiene integrados los siguientes proveedores detectados en el codigo revisado. No se publican claves, identificadores privados, URLs internas ni detalles sensibles de infraestructura.

Algunos proveedores pueden estar ubicados o tratar informacion fuera de Colombia. En esos casos podrian existir transmisiones o transferencias internacionales de datos, segun la configuracion del servicio, los terminos del proveedor, el tipo de dato y la relacion contractual aplicable.

TalentoYa aplica medidas razonables para proteger la informacion. Ningun sistema es absolutamente seguro, por lo que estas medidas buscan reducir riesgos y mantener controles proporcionales a la naturaleza de los datos tratados.

• Autenticacion de usuarios y proteccion de rutas privadas en la aplicacion.
• Control de acceso por empresa, membresia, rol y modulo segun la logica implementada.
• Separacion logica de datos por tenant o empresa cliente.
• Almacenamiento de documentos en rutas asociadas a empresa y empleado, con enlaces firmados de duracion limitada para consulta.
• Registro de acciones de auditoria para ciertas operaciones sensibles, como carga y eliminacion de documentos.
• Principio de minimo privilegio en la gestion de permisos y accesos.
• Cifrado en transito mediante HTTPS cuando la aplicacion se usa en entornos desplegados con TLS.
• Medidas administrativas y tecnicas razonables para reducir riesgos de perdida, alteracion, acceso no autorizado o uso indebido.

No se identifico en el codigo revisado una politica tecnica especifica de copias de seguridad administrada por TalentoYa; por eso esta politica no promete respaldos con periodicidad determinada.

Los datos se conservaran durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento, la relacion contractual, las solicitudes de soporte, la seguridad de la plataforma y las obligaciones legales aplicables. Esta politica no fija un numero de anos porque el periodo puede variar segun el tipo de dato, la finalidad, el cliente y los deberes legales o contractuales.

Al terminar una suscripcion o relacion comercial, la informacion podra conservarse de forma limitada mientras sea necesaria para cierre operativo, soporte, auditoria, defensa de reclamaciones, cumplimiento legal o conservacion ordenada. La eliminacion activa de datos puede diferir de la eliminacion en respaldos tecnicos o registros que deban conservarse por obligacion legal.

Los titulares pueden ejercer los derechos reconocidos por la normativa colombiana de proteccion de datos personales, segun proceda en cada caso.

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorizacion otorgada, salvo cuando la ley exceptue este requisito.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos.
• Presentar consultas o reclamos sobre el tratamiento de sus datos personales.
• Solicitar la supresion del dato cuando sea procedente.
• Revocar la autorizacion cuando sea procedente y no exista deber legal o contractual que impida la supresion o conservacion.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales en los terminos de la ley.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el tramite de consulta o reclamo correspondiente, cuando aplique.

Las consultas y reclamos podran enviarse al canal de proteccion de datos indicado en esta politica. La solicitud debe incluir, como minimo, identificacion del titular, datos de contacto, descripcion clara de la solicitud, documentos de soporte cuando correspondan y la calidad en la que actua quien presenta la solicitud.

TalentoYa podra validar la identidad del solicitante antes de entregar informacion o realizar cambios. Si un reclamo esta incompleto, se solicitara la informacion faltante dentro de los terminos legales aplicables.

Conforme a la Ley 1581 de 2012, las consultas deben atenderse en un termino maximo de diez (10) dias habiles, prorrogable hasta por cinco (5) dias habiles adicionales cuando no sea posible responder en el termino inicial. Los reclamos deben atenderse en un termino maximo de quince (15) dias habiles, prorrogable hasta por ocho (8) dias habiles adicionales cuando corresponda. La queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio procede una vez agotado el tramite de consulta o reclamo, cuando aplique.

La aplicacion puede utilizar cookies o tecnologias similares necesarias para operar sesiones, autenticacion, redirecciones, seleccion de empresa activa y seguridad. Estas tecnologias son necesarias para prestar el servicio y controlar acceso a areas privadas; no requieren consentimiento previo porque son imprescindibles para el funcionamiento de la plataforma.

El sitio publico utiliza Vercel Analytics para recopilar metricas tecnicas o agregadas de navegacion (por ejemplo, paginas visitadas, dispositivo y pais de manera anonima). Esta tecnologia no es esencial para el servicio y solo se activa cuando el visitante acepta el uso de cookies no esenciales a traves del aviso de preferencias mostrado en la landing. Si el visitante elige solo esenciales, Vercel Analytics no se carga.

Algunos formularios del sitio publico envian datos directamente a Mailchimp para gestionar suscripciones o entregas de contenido cuando el usuario los completa y envia de forma voluntaria. El envio ocurre unicamente por accion activa del usuario.

El visitante puede cambiar sus preferencias en cualquier momento eliminando el dato almacenado localmente en su navegador (clave: talentoya_cookie_consent) o usando las opciones de limpieza de datos del navegador.

TalentoYa podra enviar comunicaciones operativas relacionadas con cuentas, seguridad, soporte, solicitudes, demostraciones, cambios del servicio o relacion comercial. Las comunicaciones comerciales se enviaran unicamente cuando exista autorizacion o fundamento aplicable, y el titular podra solicitar no recibirlas cuando proceda.

TalentoYa podra actualizar esta politica para reflejar cambios legales, tecnicos, operativos o comerciales. La version publicada indicara la fecha de ultima actualizacion. Cuando los cambios sean sustanciales, se procurara informar por medios razonables a los usuarios o clientes afectados.

Esta politica toma como referencia la Constitucion Politica de Colombia, articulo 15, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demas normas colombianas aplicables sobre proteccion de datos personales, sin perjuicio de otras disposiciones que resulten aplicables segun el tipo de titular, dato o relacion contractual.